Авансовый отчет требования к чекам

Содержание
  1. Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения
  2. от 2000 ₽
  3. Четыре правила оформления
  4. Заполнение авансового отчёта
  5. Подотчётное лицо
  6. Бухгалтер
  7. Документы к авансовому отчету требования
  8. Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2018 году
  9. Товарный чек — самостоятельный первичный документ
  10. Обязательные реквизиты товарного чека
  11. Покупки у населения
  12. Бсо при оказании услуг
  13. Требования к оформлению БСО
  14. Заполнение авансового отчета в бухгалтерии — как правильно оформить и провести авансовый отчет
  15. Какие налоги можно уменьшать
  16. Как принимать чеки у подотчетника
  17. Проводим расходы правильно
  18. Нюансы проведения авансового отчета
  19. Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год
  20. Что такое авансовый отчет
  21. Как оформить авансовый отчет
  22. Как заполнить авансовый отчет в рублях
  23. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  24. Как выдаются подотчетные средства
  25. Порядок выдачи подотчетных сумм
  26. Что изменил закон о применении ККТ
  27. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  28. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  29. Изменения с 1 июля 2019 года

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Авансовый отчет требования к чекам

Продукты по направлению

Ускоренное получение ЭП (электронной подписи) в день обращения

от 2000 ₽

Астрал

Лайфхак

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

  • кассовые и товарные чеки;
  • электронные чеки;
  • товарные накладные;
  • приходные кассовые ордера;
  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

    • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
    • сведения о сумме текущего аванса;
    • общая сумма полученных и израсходованных денег;
    • сумма остатка либо перерасхода;
    • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

  4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Астрал

Документы к авансовому отчету требования

Авансовый отчет требования к чекам

К авансовому отчету могут прилагаться документы, которые удостоверяют расходы подотчетного лица в условиях неприменения ККМ. К ним относятся товарные чеки с рынков и бланки строгой отчетности. При каких условиях такие расходы можно принять в целях налогообложения?

Расходы подотчетного лица, понесенные в интересах компании-работодателя, можно разделить на три группы:

совершенные от имени компании — при платежах контрагентам на основании доверенности, выданной компанией;

обезличенные — в розничной торговле или в сфере оказания потребительских услуг населению;

совершенные от имени подотчетного лица — при оказании гражданину услуг, удостоверенных бланком строгой отчетности, а также при его личных расчетах с представителями населения.

“Подотчетнику”, полномочия которого установлены доверенностью, будет выдана квитанция к приходному кассовому ордеру с наименованием компании-плательщика.

Нас будут интересовать платежи второй и третьей групп, в связи с которыми компания не упоминается и плательщик не получает кассового чека. Действительно, торговля, скажем, на строительных рынках не требует применения кассовых аппаратов. Продавцы выдают товарные чеки.

Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2018 году

Что касается бланка строгой отчетности, то он заменяет кассовый чек. Разберемся, можно ли принимать авансовые отчеты с такими оправдательными документами. Какие требования предъявляет законодательство к их оформлению?

Товарный чек — самостоятельный первичный документ

Товарными чеками чаще всего удостоверяют покупки стройматериалов, хозяйственного инвентаря, автомобильных запчастей. Бухгалтеры опасаются принимать их в качестве самостоятельных оправдательных документов без чеков ККМ.

Между тем со стороны продавцов нарушений в виде неприменения контрольно-кассовой техники могло и не быть. Ведь в п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г.

N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее — Закон N 54-ФЗ) перечислены виды деятельности, при осуществлении которых ККМ разрешено не использовать.

В частности, кассовые аппараты не требуются:

  • при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
  • при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест.

В этих случаях товарный чек имеет самостоятельное значение и не должен расцениваться как приложение к кассовому чеку. Эту позицию подтверждает ст. 493 Гражданского кодекса.

В ней сказано, что договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.

Значит, товарный чек может выступать полноправным оправдательным документом, удостоверяющим наличный расчет. Эту точку зрения подтверждает Минфин России в Письме от 11 февраля 2009 г. N 03-11-06/3/28.

Обязательные реквизиты товарного чека

Товарный чек является первичным документом, если он отвечает требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон N 129-ФЗ). Правда, сведений о розничном покупателе в таком чеке не приводят (Постановление ФАС Поволжского округа от 15 мая 2008 г. по делу N А55-17915/06).

Форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому продавцы вправе утверждать форму этого документа самостоятельно (п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”, утв. Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. N 106н).

Однако, отражая содержание операции, нужно раскрыть условия продажи, допускающие неприменение кассового аппарата. В частности, будет убедительным адрес открытого рынка, номер прилавка.

Тогда не останется сомнений, что документ, подтверждающий затраты, оформлен в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Разумеется, товарный чек должен однозначно идентифицировать продавца. Для организации достаточно указать ее наименование и ИНН. А вот для индивидуального предпринимателя указывают:

  • фамилию, имя, отчество;
  • основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), дату внесения записи в ЕГРИП, наименование органа, внесшего эту запись (на основании Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004 г.);
  • ИНН.

Поясним: ИНН позволяет однозначно идентифицировать организацию, поэтому для юридического лица указывать основной государственный регистрационный номер не требуется.

А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП.

То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.

Наконец, нужна ли на товарном чеке печать? Если продавцом выступает организация, то подпись должностного лица должна быть заверена оттиском печати. Ведь обязанность юридических лиц иметь печать установлена на законодательном уровне (п. 5 ст.

2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”, п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12 января 1996 г.

N 7-ФЗ “О некоммерческих организациях”). А вот на товарном чеке индивидуального предпринимателя печать не требуется. Предприниматель иметь личную печать не обязан. Это подтверждает и п. 2.8 Приложения 2 к Инструкции Центрального банка Российской Федерации от 14 сентября 2006 г.

“Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)”.

Покупки у населения

Подотчетными деньгами можно расплатиться с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве предпринимателя.

Приведем примеры: закупка сельхозпродукции у населения, автомобильные перевозки, проживание в частном секторе во время командировки.

В таких случаях расходы подотчетного лица удостоверит расписка гражданина в получении денег. Юридическое лицо в ней упоминается, если только “подотчетник” действует на основании доверенности.

Расписка составляется по правилам, установленным Законом N 129-ФЗ для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и ИНН (при наличии).

Если “подотчетник” расплачивается за работы или услуги от своего имени, то НДФЛ из дохода гражданина он удерживать не вправе. Ведь налоговым агентом могут выступать только организации или индивидуальные предприниматели (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Но представляется возможным, что утверждение авансового отчета равносильно признанию, что гражданин получил доходы в результате отношений с компанией. В таком случае у компании возникает обязанность исчислить налог и сообщить в налоговый орган о том, что его невозможно удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Например, командированный может расплатиться за ночлег с местным жителем. С точки зрения первоначального документального оформления это будет “в чистом виде” сделка граждан между собой.

Бсо при оказании услуг

Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность.

В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Но гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя.

Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего организации, в БСО необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.

Самый главный для бухгалтера вопрос — в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Минфин России в Письме от 27 января 2009 г.

N 03-01-15/1-29 разъяснил, что право применения БСО распространяется на все услуги согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. N 163.

При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге, поименованной в Классификаторе.

Требования к оформлению БСО

Предположим, что расходы “подотчетника” удостоверены БСО.

На что должен обратить внимание бухгалтер?

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359).

Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).

Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:

  • перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
  • услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).

Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.

Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.

Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).

Заполнение авансового отчета в бухгалтерии — как правильно оформить и провести авансовый отчет

Авансовый отчет требования к чекам

Практически у каждой организации и ИП происходят ситуации, когда необходимо выдать денежные средства сотруднику под хозяйственно-операционные нужды, либо на командировку. Но не все эти расходы можно принять к учету. Как все-таки правильно проводить авансовый отчет, как и какие документы необходимо оформлять, а также какие расходы принимаются к учету, разберем ниже.

В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.

Денежные средства под отчет предоставляются на следующие цели:

  • Хозяйственные нужды организации;
  • Командировочные расходы;
  • Представительские расходы.

Авансовый отчет заполняется самим подотчетным лицом, проверяется, как правило, бухгалтером (или руководителем) и подписывается руководителем организации. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные средства.

Подотчетным лицом может быть:

  • Работники организации;
  • Внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые отношения.

Корректное заполнение отчета очень важно, т.к. в ином случае, у налоговой могут появиться вопросы к обоснованности принятия к налоговому учету израсходованных сумм.

Срок предоставления отчета работником по подотчетным суммам установлен в 3 рабочих дня, однако, если этот день выпадает на выходной (больничный, командировочный день), то датой отчета будет считаться день выхода подотчетного лица на работу.

Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу, выдать ему новый нельзя. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных сумм, это не служит основанием для невыдачи очередных подотчетных средств.

При предъявлении сотрудником оправдательных документов по авансовому отчету, производится окончательный расчет: подотчетное лицо либо возвращает неизрасходованную часть денег, либо возмещает у организации перерасход.

При этом, подотчетному лицу необходимо объяснить, что кроме чеков, выдаваемых магазином, он должен запрашивать счета-фактуры, накладные на товар и прочие документы.

Для права подписи о принятии товара на подотчетное лицо оформляется доверенность. Без наличия чеков не следует принимать накладные и другие первичные документы, так как подтвердить расход без них не получится.

Какие налоги можно уменьшать

Авансовый отчет дает возможность уменьшать налогооблагаемую базу для организаций на УСН (15%) и снижать суммы НДС.

Для УСН 15% это объясняется тем, что налогоплательщик учитывает произведенные расходы, подтверждая их чеками и первичной документацией по приобретенным товарам (услугам).

При приобретении товаров и услуг облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право уменьшить сумму налога на указанный НДС по чекам.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль.

Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ.

На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ. Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.

Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).

В случае, если сотрудник не отчитался по авансу (не предоставил авансовый отчет), выданные ранее суммы облагаются зарплатными налогами (страховые взносы и НДФЛ).

Как принимать чеки у подотчетника

Принимая чеки у подотчетного лица, необходимо убедиться, что расходы произведены на нужды организации, а не в интересах физического лица.

Документами, подтверждающими расход являются:

  • Чек ККТ;
  • Товарные чеки/ накладные;
  • Квитанции, бланки строгой отчетности;
  • Пассажирские билеты/ посадочные талоны.

С июля 2018 года обязательным элементом нового кассового чека стал QR-код. Этот реквизит дает возможность проверить легальность организации и осуществляемой покупки.

В некоторых случаях продавцам разрешено выдавать бланк строгой отчетности. Налоговая может придраться к заполненному кассовому чеку (или БСО) и начислить налоги на эти суммы.

Поэтому просматривать чеки необходимо по следующим пунктам:

  • Номер, дата чека;
  • Время, место расчета;
  • Наименование организации (ФИО ИП);
  • ИНН налогоплательщика;
  • Применяемый налоговый режим, ставка налога;
  • Признак расчета (оплата от покупателя; возврат средств покупателю и т.д.);
  • Наименование товара (услуг, работ);
  • Сумма и форма расчета (наличный/безналичный);
  • Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем;
  • Регистрационный номер ККТ;
  • Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • Порядковый номер фискального чека;
  • Номер смены;
  • Фискальный признак сообщения.

В случае, если чек был отправлен покупателю по адресу электронной почты, то чек будет содержать адрес электронной почты отправителя и адрес электронной почты (либо абонентский номер) покупателя.

Проводим расходы правильно

Прежде всего, при оформлении документов, необходимо проставить дату и номер авансового отчета. Он идет в порядковом исчислении с начала года. Прописываем подотчетное лицо, сумму авансового отчета.

На лицевой стороне укажите:

  • остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
  • сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
  • сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
  • сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
  • номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
  • в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
  • сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Все строки авансового отчета должны быть заполнены. Если подотчетник – сотрудник организации, то проставляем структурное подразделение, в котором он работает, табельный номер и должность. Если же авансовый отчет заполняется иным физическим лицом, то эти строки остаются пустыми.

Пропишите назначение аванса. В наименованиях показателей укажите информацию о ранее выданных денежных средствах: остаток суммы, либо перерасход (при наличии).

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами.

В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет.

В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы.

В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты.

Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

На оборотной стороне авансового отчета в графах 1-5 указываются под порядковым номером дата и номер документа, вид документа (чек, копия чека) и сумма.

В строках 7-9 проставляются суммы расходов, принятых к учету и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы. Обычно эту информацию проставляет бухгалтер, либо руководитель организации.

Если учет ведется в 1С, то при настройке программы, она проставит бухгалтерские счета сама. Сотрудник эти строки не заполняет.

Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне.

В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара.

Нюансы проведения авансового отчета

Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов. В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.

Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет.

Документы-приложения к авансовому отчету должны быть оформлены без нарушений.

Известны случаи, когда суд признавал доходом работника суммы, которые были переведены на карту сотрудника с основанием выдачи в подотчет. Естественно, размер переведенных средств был достаточно большим.

Эти деньги не сдавались в кассу организации, а также не было никаких доказательств, что средства предназначались на хозяйственные нужды организации.

Поэтому, одним из нюансов подготовки авансового отчета является оформление сопутствующих документов:

  • Приказа организации с обозначением лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет;
  • Заявление сотрудника на выдачу средств под авансовый отчет с подписью директора.

Даже оформив авансовый отчет верно, необходимо соблюсти правило выдачи подотчетных сумм. Выдать их можно либо через кассу организации, либо путем перечисления с расчетного счета на карту сотрудника. В основании расходного кассового ордера пометьте, что деньги выдаются под авансовый отчет.

Нюанс перевода средств на карту сотрудника состоит в том, что в назначении платежа обязательно указание перечисления средств в подотчет.

Именно эта пометка будет доказательством того, что средства не являются доходом физического лица и с них не нужно удерживать НДФЛ, другие налоги и сдавать отчетность по ним.

Учитывая, что расходы, проводимые в авансовом отчете, в определенной мере влияют на налоговую нагрузку, следует понимать, что налоговая крайне пристально проверяет правильность заполнения отчета и приложений к ним.

Также банки следят за переводами организациями денежных средств физическим лицам во избежание обналичивания денег. В связи с этим, предельно внимательно относитесь к принимаемым от подотчетных лиц документам и суммам в них, а также перечислению денег в подотчет.

Рекомендуется заранее разъяснить сотрудникам, какие документы будут приняты, какие расходы будут возмещены, а какие организация компенсировать не будет.

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Авансовый отчет требования к чекам

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.

Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано впорядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.

Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.

За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.

Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.

Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.

Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных денег;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.

Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Читайте нас на astral.ru

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Авансовый отчет требования к чекам

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Акт-юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: